Vanaf april registreren in Amsterdam alle toezichthouders en projectleiders uitvoering, informatie over de uitvoering van een project in een digitale logboek. Technisch projectleider Eric van Ham bij het Ingenieursbureau van de Gemeente Amsterdam vertelt over het nieuwe digitale logboek waarin alle uitvoeringsinformatie van een project wordt geregistreerd.
Eric: “Het digitaal logboek is ontwikkelt voor de Rode Loper in Amsterdam. Daar werd gewerkt volgens het principe ‘kort maar hevig’, met lange werkdagen en ploegendiensten. Om het werk aan het einde van een dienst eenvoudig over te dragen aan de volgende toezichthouder heeft het projectteam van de Rode Loper gezocht naar een systeem om informatie over de uitvoering snel en overzichtelijk te registreren op locatie. Denk aan de voortgang, onwerkbare dagen, aan-, afvoer en goedkeuring van bouwstoffen, materieel en hulpmiddelen, bestekwijzigingen, meer en minder werk, verwerkte hoeveelheden en stelposten. Voor de Rode Loper is toen een digitaal logboek ontwikkelt met alle informatie op één plek, compleet en inzichtelijk voor iedereen. Bovendien bespaart het direct registreren op de bouwplaats veel tijd en draagt het bij aan een uniforme werkwijze en aan een compleet projectdossier.”
Fijn werken
“Iedereen was enthousiast. Toezichthouders vonden het digitale logboek fijn werken en ook de projectleiders uitvoering waren enthousiast. Zij zijn afhankelijk van wat de toezichthouder aanlevert aan informatie in het weekrapport dat onder andere gebruikt wordt om het gesprek met de aannemer aan te gaan. Bijvoorbeeld als er een discussie is over meerwerk. Je kunt dan heel goed in beeld brengen wat zich heeft afgespeeld omdat alle informatie digitaal is geregistreerd en eenvoudig is terug te vinden. Vanuit de teams Realisatie hebben we gezegd, dat willen we breder trekken en in alle projecten toepassen. Collega Ramon O’Bryan en ik zijn er samen ingesprongen en een pilot gestart bij tien projecten die we intensief hebben begeleid en geëvalueerd. We hebben het logboek geoptimaliseerd, het nog gebruiksvriendelijker gemaakt en aangepast aan de wensen van het Ingenieursbureau Gemeente Amsterdam. Zo is er onder andere een koppeling met VISI toegevoegd. Voor de rest hebben we het heel laag drempelig gehouden.”
Registreren tijdens ronde
“Hoe het werkt? De toezichthouder is kerngebruiker en registreert als hij zijn ronde doet op de bouwplaats alle uitvoeringsinformatie in het digitale logboek via de telefoon of iPad. Bij een melding registreert het logboek een aantal dingen automatisch zoals wie registreert, locatie, tijd en het weer. Foto’s komen meteen in het logboek te staan en niet meer in de telefoon. Alle gegevens worden opgeslagen in een Cloud-omgeving. Achter de computer kan de toezichthouder de geregistreerde informatie bewerken, aanvullen en selecteren voor het weekrapport. Met een klik op de knop wordt automatisch een weekrapport gegenereerd. De toezichthouder verstuurt het rapport vervolgens rechtstreeks naar de projectleider uitvoering in VISI en die stuurt het weekrapport binnen VISI weer door naar de aannemer voor akkoord of aanvullingen.”
Energie
“Ik vond de pilot erg leuk om te doen omdat je echt met collega’s gaat testen en draaien om het logboek samen nog beter te maken. Ik kreeg vooral veel energie van alle berichtjes van collega’s die al tijdens de pilot het digitale logboek in andere projecten wilden gebruiken. Helaas moest ik nog nee-verkopen wat best wel vervelend is als je gebruik wilt maken van hun enthousiasme. Het was nog te vroeg, we moesten samen met Informatievoorziening en inkoop ICT nog tot een eindproduct komen. Dat bleek best lastig want al werkt het digitale logboek technisch gezien goed, er komt veel meer bij kijken en dat moesten we uitzoeken. Zo moet je voldoen aan alle (privacy) wetgeving, zorgen dat het logboek niet te hacken is en het beheer goed regelen. Een voorbeeld? Denk bij privacy bijvoorbeeld aan het vastleggen van locaties en namen van mensen. We hebben er verschillende specialisten bijgehaald om ons te ondersteunen.”
Dubbele gevoelens
“Nu is het zo ver! Vanaf april gaan de toezichthouders aan de slag met het digitale logboek bij alle projecten met een geraamde aannemingssom vanaf € 50.000,-, een verwachte uitvoeringsduur langer dan drie maanden en lopende projecten die langer duren dan 1 januari 2020. We zijn inmiddels gestart met een training digitaal logboek van 1,5 uur voor toezichthouders en projectleiders uitvoering. Daarna kunnen ze met nieuwe projecten gelijk aan de slag. Ik draag het digitale logboek nu over aan het VISI-beheerteam. Dat is fijn maar ook een beetje dubbel, na ruim twee jaar intensief gewerkt te hebben aan de ontwikkeling en implementatie moet ik het loslaten. Het team gaat het logboek beheren. De technische ondersteuning verzorgt een externe partij. Ik hoop dat we met het beschikbaar stellen van het digitaal logboek efficiënter gaan werken en het werk van collega’s in de uitvoering vereenvoudigen.”
Het Digitaal Logboek is ontwikkeld door de Gemeente Amsterdam in samenwerking met AndSaftey. Het Digitaal Logboek is inmiddels gepresenteerd aan onder andere gemeente Rotterdam, Den Haag en Amstelveen. In Rotterdam wordt het logboek binnenkort in gebruik genomen. Geïnteresseerd in het Digitaal Logboek? Neem dan contact op via onderstaande button.