Bijna vijf jaar was Kim Hoogstad alliantiemanager van AMROR. Begin deze maand stopte ze ermee. Samen blikken we in dit uitgebreide interview terug op de AMROR overwinningen in kennisdeling. Kim vertelt waar ze energie uit haalde, welke struikelblokken ze tegenkwam bij het organiseren van samenwerking tussen de drie organisaties en welke kansen ze nog voor AMROR ziet.
Kim Hoogstad begon toen AMROR nog AMRO was. Niet veel later sloot ook Rijkswaterstaat aan. Waar de focus eerst nog lag op het personele vraagstuk, realiseerden de drie partijen al snel dat de opgaven steeds groter worden en ze die niet meer afzonderlijk van elkaar kunnen oplossen. Door de krachten te bundelen zijn ze sterker en hebben ze meer high end kennis om een goede opdrachtgever te zijn. Toen Kim startte kreeg ze enkel de woorden “wees jezelf” mee. Ze had de ambitieuze opgave om Amsterdam, Rotterdam en Rijkswaterstaat te laten zien waar het op aankomt bij een samenwerking. Voor haar was AMROR geen project maar een proces. Haar doel was om het netwerk naar een hoger niveau te tillen.
AMROR als onderdeel van het normale denkproces
In haar rol als alliantiemanager probeerde Kim Hoogstad er voor te zorgen dat AMROR normaal werd voor mensen en onderdeel van hun denkproces.
Om dit voor elkaar te krijgen reisde Kim de afgelopen jaren heel wat af. Kim: ‘Door zichtbaar te zijn bij de drie verschillende organisaties hoor je wat er speelt en wat er nodig is. Ook vertelde ik, waar ik ook kwam, het AMROR verhaal en probeerde ik zoveel mogelijk mensen te betrekken. Wanneer mensen zien en ervaren dat het netwerk ze helpt, vertellen ze dat weer door aan anderen. Dat zorgt voor een sneeuwbaleffect. Iets wat een succes is op kleine schaal, kan steeds bekender worden.’
Kleine overwinning wordt gewoonte
De samenwerking tussen de drie partijen kwam al snel op gang. ‘Wat heel snel is ontstaan zijn de reviews van elkaars RAW- en UAVGC-bestekken. Normaal doet een collega binnen dezelfde organisatie de review van je bestek. Een collega bij één van de andere organisaties kijkt er natuurlijk met hele andere ogen naar. Ook omdat de omstandigheden bij elk van de drie organisaties anders zijn. Zo iemand stelt vragen of doet suggesties waardoor er vaak een eureka momentje ontstaat. Voor mij betekent dit goed opdrachtgeverschap. Door deze manier van samenwerken ontstaat er een duidelijke uitvraag. En in de uitvoering weten aannemers beter waar ze aan toe zijn en kunnen ze een beter uitgewerkt aanbod doen. Deze AMROR kennisuitwisseling lijkt klein, maar het is een overwinning dat het ook een gewoonte is geworden. Dat het zo goed werkt, dat het nu standaard is.’
Trots op het digitaal ontmoetingsplatform
Kim heeft de afgelopen jaren verschillende successen meegemaakt. ‘Het meest trots ben ik op het digitaal ontmoetingsplatform dat binnenkort wordt gelanceerd. Daar zijn we een hele tijd mee bezig geweest. Het is een digitale werkomgeving en een plek waar je elkaar kunt vinden. Dat gaat de samenwerking veel makkelijker maken. Mensen kunnen bestanden met elkaar delen, agenda’s inkijken, op onderwerpen zoeken en tegelijkertijd in documenten werken. Ik denk dat deze gedeelde omgeving het netwerk enorm gaat helpen omdat alles dan veel sneller kan. Het wordt logisch om het ook even samen te doen. Met dit digitale ontmoetingsplatform krijgt je flexibiliteit. Je hoeft straks niet meer om administratieve obstakels heen om ook in kleine dingen samen te werken.’
Voor samenwerken is flexibiliteit en enthousiasme nodig
Om samen te kunnen werken is volgens Kim flexibiliteit en enthousiasme nodig. ‘Flexibiliteit in de hoofden, in de systemen, in je koers. Je doel moet je niet uit het oog verliezen maar de weg ernaar toe hoeft niet altijd hetzelfde te zijn. Die flexibiliteit is nog wel het lastigst. Ik denk dat het daarom heel goed is dat ik bij AMROR kon trekken en duwen. Het enthousiasme en de grootse dromen van de mensen die vanaf het begin af aan bij AMROR betrokken zijn geweest, hielp daarbij. Ook voor mij, omdat ik wist: deze mensen willen dit. Als er dan eens iets niet liep, dan kon ik zeggen: “hé, jullie wilden dit zelf toch ook?”. Ik denk dat we met zijn allen wel een lange adem hebben gehad. Dat was in het begin ook echt nodig. Na de start moesten er beperkingen overwonnen worden. Dan heb je het enthousiasme van mensen nodig.’
‘We zijn geen aparte entiteit, we zijn een netwerk’
Kim: ‘De flexibiliteit wordt steeds meer georganiseerd. Mensen hebben ervaren dat het kan, dat ze de ruimte krijgen en de ruimte kunnen creëren. Dat het ook helpt. Dat het in het begin een investering vraagt in tijd, die zich daarna weer dubbel zo hard terugbetaald. Ik heb best vaak een discussie gevoerd over een andere werkvorm. De makkelijkste weg is om het te organiseren als een aparte entiteit. Die dan gebruik maakt van de drie organisaties. Daarmee neem je de administratie obstakels, die veel energie kosten, weg.’ Uit overtuiging vind Kim dat je dat niet moet doen. ‘We zijn geen aparte entiteit, we zijn een netwerk,’ benadrukt ze. ‘Dat is de kracht van deze alliantie.’
Er heerst vertrouwen tussen Amsterdam, Rotterdam en Rijkswaterstaat
Kim vindt het leuk dat het AMROR netwerk uiteindelijk werkt. ‘Er zijn geen turflijstje tussen de drie organisaties, met wie wat doet. Er is vertrouwen. Iedereen stopt er ongeveer evenveel in. We zijn allemaal collega’s van elkaar geworden. Het gaat er niet meer om bij welke organisatie je zit. Dat heb ik altijd geprobeerd uit te dragen. Het allerleukst vond ik, als ik pas achteraf hoorde dat er dingen gebeurd waren. Ik vind dat echt een super groot succes. Dat mensen dingen al samen gedaan hadden, of dat er een bijeenkomst was geweest, maar niemand had mij dat verteld omdat ze automatisch met drie teams bij elkaar gingen zitten. Als het normaal is, en niemand steekt zijn hand meer op van ‘joh ik heb iets in AMROR verband gedaan’, wordt het natuurlijk wel lastiger om het te legitimeren. Het is dan ingewikkelder uit te leggen waarom het goed is dat mensen tijd steken in de netwerksamenwerking. Toch haalde ik daar de meeste energie uit. Dat ik niet specifiek meer nodig was en dat samenwerken en kennis delen vanzelf gaat.’
AMROR werkt aanstekelijk
Na bijna vijf jaar samenwerking binnen een alliantie vindt Kim dat de organisaties steeds meer op elkaar zijn gaan lijken. ‘Ze zijn alle drie verschillend, denken zelfstandig maar hebben elkaar gevonden en vertrouwen elkaar in hun professionele overtuiging. Ze vertegenwoordigen elkaar ook in bepaalde overleggen. Dan gaat er één collega namens drie partijen. Overigens hoeft niet alles met zijn drieën. Soms schuift er ook een andere partij aan. Het Rijksvastgoedbedrijf, Provincie Zuid-Holland of werken in G4 verband. AMROR creëert een setting waarbij, daar waar dat goed is voor de opgave, andere partijen kunnen aansluiten. Ik zie AMROR als voorbeeldfunctie. Het is een sfeer die je creëert. Met drie grote partijen zeggen: we vertrouwen elkaar, we vormen een netwerk en dat doen we door onszelf een alliantie te noemen voor het maatschappelijk doel. Dan zie je dat het aanstekelijk werkt.’
‘Verandering is een lange adem hebben’
Kim haar doel is altijd geweest om te zorgen dat AMROR zo stabiel stond dat zij iets anders kon gaan doen. ‘Ik vind het mooi dat het gedachtegoed zoveel gewoner en natuurlijker is geworden dat je nu ook praktische ondersteuning nodig hebt. Het is nu tijd voor een frisse blik en energie. Met kennis hoe AMROR gegroeid is, maar niet met die ervaring. Verandering is een lange adem hebben. De ervaringen blijven soms aan je plakken. Voor mij waren de afgelopen jaren ook wel iets totaal anders. Ik heb geleerd om geduldiger te zijn en veel mensen ontmoet. Waarvan heel veel heel leuk. Ook al werken ze voor drie organisaties, we zijn echt collega’s en het is een team.’
Denken in kansen
We vragen Kim tot slot of ze nog kansen voor AMROR ziet. Kim: ‘Het opschalen. Daar gaat het digitale ontmoetingsplatform hopelijk bij helpen. Ook het denken in kansen en niet in belemmeringen. En zorgen dat we verder kijken dan de organisatieonderdelen die aangesloten zijn. Ook hoop ik dat we veel meer dingen samen doen. Bijvoorbeeld op programmabasis. Dat er wordt gevraagd: wie heeft er allemaal beweegbare bruggen die gerenoveerd worden? En dat er per gebied wordt gekeken hoe we elkaar daar vinden. De aansluiting van rijkswegen en vaarwegen op de steden gaat steeds meer in elkaar overlopen. Het effect van wat er bij elkaar gebeurd is groot, het is een gemeenschappelijk probleem. Dat los je niet afzonderlijk op. Meer efficiency zou helpen. Ik zou iedereen willen zeggen: kijk met elkaar. Welke projecten gaan we in de toekomst krijgen? Kunnen we er één projectteam op zetten? Dat lijkt mij een mooie toekomstgedachte: één projectteam waarbij iedere organisatie wel eigenaar van het project is maar dat je het team alles kunt laten doen.’
Inmiddels is Kim Hoogstad secretaris/procescoördinator bij de Rotterdamse Klimaattafel ‘Bouwen en Wonen’ van de Gemeente Rotterdam.