In navolging van de Gemeente Amsterdam werkt nu ook de Gemeente Rotterdam met een digitaal logboek app. Hierin kunnen alle toezichthouders en directievoerders uitvoerig informatie over de uitvoering van een project registreren.
Ronald de Galan, teammanager binnen de Gemeente Rotterdam op het gebied Stadsontwikkeling, weet te vertellen dat de pilotfase inmiddels is afgerond. Het digitaal logboek is volledig geïmplementeerd en alle nieuwe projecten die nu starten gaan met het digitaal logboek werken. Tot nu toe is iedereen enthousiast en werkt alles naar behoren. Iedereen was al snel overtuigd van het gemak dat de app met zich meebrengt.
De projecten die nu gaan starten richten zich vooral op civiel technische projecten, tot herstructureringsprojecten – van riolering tot bestrating- , en projecten in de buitenruimte. Rond de 70 à 80 man werken nu al met de app die het werk van A tot Z zichtbaar makkelijker maken.
AndSafety is de ontwikkelaar achter de applicatie en zij zien graag dat de app in de toekomst nog breder uitgerold gaat worden. Zij hebben ook het meeste zicht op welke verbeterpunten er zijn en wat er aangepast moet worden. Zij hebben evaluaties met gebruikers om inzicht te krijgen in deze verbeterpunten. Daarnaast is er een helpdesk aan verbonden die gebruikers met vragen kan helpen.
Hoe werkt het logboek?
Tijdens een project zal de toezichthouder, of VISI- ondersteuner, rondlopen op de bouwplaats en registreren wat de vorderingen zijn. Mochten er bijzonderheden zijn, dan worden deze vastgelegd in de app. Dit kan door middel van een foto, die geüpload wordt in het dossier van de app, maar ook door een mondelinge (wordt omgezet in schrift) of een schriftelijke toelichting. De app werkt offline en op GPS, dus de locatie, tijd en de weersomstandigheden worden automatisch toegevoegd.
In VISI wordt er een gemeenschappelijk dossier aangemaakt waardoor de aannemer en de directie met elkaar kunnen communiceren, zodat ze precies weten wat de status is van een project en waar eventuele knelpunten zitten.
Dat dit een hele vooruitgang is met wat eerst werd gebruikt, is duidelijk. Voorheen werd er een Excel-bestand ingevuld, wat werd opgevolgd door het maken van een dossier op een vaste werkplek. Maar zoals Remco van der Hul, directievoerder binnen de Gemeente Rotterdam op het gebied van Stadsontwikkeling, aangeeft: buiten gebeurt het! Daar zie je meteen wat er speelt en dat kun je direct op de app invullen. Mocht je het achteraf nog aan willen passen, dan kan dat altijd nog op de computer.
Wat hij wel aangeeft, is dat het noodzakelijk is voor de spreekcomputer om duidelijk te articuleren, omdat de app anders de woorden niet helemaal goed begrijpt.
Maar na akkoord van ICT voor de veiligheid van de app en een groen-wit logo (in plaats van een rood-wit logo) wordt er al optimaal gebruik gemaakt van de applicatie. De pilot van de app die twee jaar geleden in gebruik werd genomen bij een grootschalig rioolrenovatie project- is geen pilot meer. Het wordt nu goed benut door alle gebruikers en het project is nagenoeg afgelopen. Een geslaagde samenwerking die heeft geleid tot een optimaal gebruik voor alle collega’s in de uitvoering.
Samenwerking
Ronald geeft aan dat de samenwerking met Amsterdam hierin soepel verliep; natuurlijk is de geografische afstand soms een uitdaging, maar op het gebied van kennisuitwisseling en het verkrijgen van een second opinion verloopt alles soepel. Maar het blijft niet alleen bij Amsterdam en Rotterdam: ook Den Haag is enthousiast. Als iedereen elkaar blijft vertellen over het gebruiksgemak, gaan de balletjes snel rollen en kan deze app snel geïmplementeerd worden bij andere gemeentes, zodat iedereen dit gebruiksgemak kan ervaren.
Het Digitaal Logboek is ontwikkeld door de Gemeente Amsterdam in samenwerking met AndSaftey. Het Digitaal Logboek is inmiddels gepresenteerd aan onder andere gemeente Rotterdam, Den Haag en Amstelveen. In Rotterdam wordt het logboek nu dus ook gebruikt. Geïnteresseerd in het Digitaal Logboek? Neem dan contact op via onderstaande button.